Te vaak hoor ik leidinggevenden zeggen dat ze zulke fantastische luisteraars zijn. Om dan vervolgens in een minimaal 15 minuten durende monoloog te vervallen doorspekt met voorbeelden van allerlei interactiemomenten van de afgelopen tijd waarin ze zo ongelooflijk goed geluisterd hebben 😲. Alle grappen op een stok, het is ook zo dat leidinggevenden heel wat af luisteren. Op overleggen, tijdens bila’s, tijdens de pauzes, onderweg in de auto. Het is ook zo dat er heel wat wordt geluisterd tijdens al die gesprekken. 

Luisteren als kunst
Toch is het een kunst om bij alle interactiemomenten je voor te nemen in ieder geval een deel van het gesprek in stilte goed te luisteren. Door alleen wat kleine gebaren of oogcontact kun je aangeven dat je echt in de luisterstand staat en de ander de ruimte biedt om verder te praten.

Je luisteren verandert echt als je zonder onderbreken luistert en zonder de intentie om zo snel mogelijk te antwoorden, je visie of verwachting te delen of oplossingsrichtingen te bieden. Wat neemt dat een druk weg van jouw schouders…en wat creeërt dat een openheid in het gesprek. Doe het jezelf eens cadeau!

Uiteraard bepaal jij welke gesprekken hier echt voor geschikt zijn en welk deel van het gesprek je zo wilt vormgeven. Je kunt van tevoren bepalen wat je doel is met het gesprek. Je bent ervaren genoeg om in te schatten of het tijdens dit gesprek van waarde gaat zijn om deze insteek te kiezen. Mocht je hier toch je twijfels bij hebben kun je het altijd in voorbereiding langs een vertrouwd persoon halen.

Dieptevragen

De belangrijkste vragen die je jezelf kunt stellen:

• Waarom denkt die ander er zo over of nog belangrijker waarom ervaart die ander de situatie op deze manier?

• Hoe zou de situatie er voor deze persoon beter op worden?

• Wat heeft deze persoon nodig om vooruit te komen?

Probeer deze vragen ook te toetsen bij je gesprekspartner, dat wil niet altijd zeggen dat je ze letterlijk hoeft te stellen. Breng jezelf vervolgens in het plaatje, wat kan ik doen om…die beleving te veranderen, deze situatie te beïnvloeden, de persoon verder te helpen?

De ‘catch’ 

(zorg dat je niet hierop blijft hangen)

Vaak is het zo dat je als leidinggevende al weet in welke richting iemand denkt. Je hebt ervaring met ‘dit type’ medewerker. Jij kent het klappen van de zweep en niemand verkoopt jou knollen voor citroenen. Jij weet heel goed hoe de vork in de steel zit. Nog een paar spreekwoorden verder en je luistert helemaal niet meer, volledig opgegaan in jouw diepgaande kennis van ‘dit soort situaties’. Maar onbevoordeeld en niet vooringenomen luisteren, dat is nu juist de bedoeling.

Heel vaak hoor ik ook: “Ja, maar die en die heeft / zegt / doet altijd” of “ik ken die persoon”. Deze houding vol aannames (hoeveel basis die ook kunnen hebben) kan een enorme blokkade zijn voor echt gericht en geïnteresseerd luisteren naar wat de ander op dat moment te zeggen heeft.

Probeer er wat meer onbevangen in te staan en vanuit nieuwsgierigheid en oprechtheid echt open te staan (ja, ook bij meneer zeurpiet of mevrouw zuurpruim 😉).

Kortom; zorg dat je de antwoorden op belangrijke vragen echt van de persoon zelf krijgt. Bewaak dat ze van toepassing zijn op het hier en nu (relevant). Zorg dat je het niet invult op basis van wat je al weet of eerder hebt meegemaakt met die persoon of soortgelijke vraagstukken). Doe je dat wel dan mis je een kans om in het moment verbinding te maken met de persoon en wat er voor hem of haar speelt. 

De springplank 

(zo kom je naar een volgend niveau)

Door te kiezen voor echt luisteren, met je mond dicht en je hoofd en hart open, kun je sneller verbinding leggen. Met jezelf en wat het met jou doet. En uiteraard met de ander, door inzicht in wat hem of haar beweegt en met de situatie en hoe je daarin eventueel kunt handelen.

Door te kiezen voor afstemming in plaats van aanname bouw je vertrouwen op. Mensen voelen zich gehoord en gezien en je kunt in gezamenlijkheid naar oplossingen zoeken. Dat levert tijds-en energiewinst op. Bovendien wordt er minder ‘schade’ aangericht door ontevredenheid, zich niet gehoord voelen, demotivatie en andere productiviteitsslurpers. Als je samen afspreekt welk gedrag past bij de oplossing, kun je behalve afspraken over monitoren ook persoonlijke groei stimuleren en mensen helpen zelf verantwoordelijkheid te nemen voor het behalen van hun doelen.

Preventieve aanpak
Als je dit de standaard maakt bij vraagstukken waarbij je merkt dat gedrag en houding van medewerkers problematisch kunnen worden kun je ook sneller doorschakelen naar zaken die vanwege hun complexiteit meer aandacht van je vragen. Vaak zijn we geneigd zaken die nog ‘niet echt tot een probleem geleid’ hebben eindeloos te laten doormodderen, of te hopen dat het ‘mettertijd’ wel goed komt maar preventief schakelen en tijdig de verbinding maken heeft veel voordelen voor jouw leiderschap en resultaten.

Samenvattend: Geef aandacht aan medewerkers die ‘niet meekomen’ en bevrijd ze van de denkbeeldige sticker op hun voorhoofd en jezelf van ‘het lot’ met ze ‘in je maag te zitten’. Probeer ieders standpunt te begrijpen, bied een luisterend oor, zoek samen naar perspectief en spreek een duidelijk doel af. Op basis daarvan kun je in samenspraak bepalen welk gedrag gaat helpen om de uitgekozen bestemming te bereiken en hoe daarop te sturen.

Hoe pas jij dit toe?

Ik vind het altijd leuk om te horen hoe je deze suggesties hebt toegepast.  Welke van de situaties heeft je getriggerd bijvoorbeeld? Waarom is het herkenbaar? Of met welke dieptevraag of suggestie ga jij aan de slag? Wat is er voor jou veranderd? Heb je reacties gekregen op je andere aanpak?

Wil je eens sparren over hoe jij jouw leiderschapsvaardigheden zou kunnen versterken om in dit soort situaties beter uit de voeten te kunnen? Voel je vrij om contact met me op te nemen. Je kunt je ook aanmelden voor een strategiesessie.