Dit is onderdeel van een serie artikelen over uitdagende situaties die leidinggevenden dagelijks tegenkomen. De aankondiging van deze serie vind je in dit artikel op LinkedIn. In ieder artikel wordt een aanpak besproken die praktische oplossingen biedt. Wil je hulp bij deze oplossingen in je eigen praktijk toepassen? Meld je aan voor een gratis strategiesessie!

Hoe je als organisatie het juiste personeel kunt aantrekken en behouden

Je bent als directeur of manager al langere tijd op zoek naar mensen op een aantal cruciale functies. Misschien hebben er zelfs al meerdere personen op die plekken gezeten maar nooit voor lang. Je hebt moeite je goede mensen te behouden.

Al meerdere keren heb je je met HR gebogen over het opstellen van het juiste profiel. Je bent er van overtuigd dat jullie een aantrekkelijke werkgever zijn. Jullie bieden mensen volop kansen, een gedegen arbeidsvoorwaardenpakket en zijn een speler van formaat in jullie markt. Toch blijft het enthousiasme uit. Waar blijven de goede mensen?

Wat kun jij zelf doen om op een krappe arbeidsmarkt het juiste personeel aan te trekken en te behouden?

In dit artikel, alweer de 6e in de serie, geef ik je dit keer samen met wervingsspecialist Marinela Buscan praktische tips over manieren waarop jij dit in jouw organisatie kunt aanvliegen.

De aanpak

Wees realistisch en durf aan te passen

Er wordt gelukkig in het wervingsproces steeds meer aandacht besteed aan het opstellen van een profiel voor de juiste kandidaat. Helaas zijn er ook nog steeds organisaties die daar onvoldoende tijd en aandacht aan besteden.

Als er wel een profiel opgesteld wordt komen al snel de eerste bottlenecks in zicht. Veel profielen bevatten wel een uitwerking van wat een leidinggevende in zijn hoofd heeft. Dat wil alleen niet zeggen dat dit per se de meest realistische profielen zijn.

Wat er mis kan zijn met profielen

Dit zijn de meest voorkomende problemen met profielen:

• Sluiten niet aan bij de realiteit in termen van gevraagde ervaring, kennis en vaardigheden
• Bevatten een pakket aan skills en kwaliteiten die niet altijd in 1 kandidaat te vinden zijn
• Richten zich te veel op benodigde kennis en kunde. Ze geven onvoldoende (realistisch) even belangrijke elementen weer als bedrijfscultuur, normen en waarden.

Een voorbeeld van het laatste punt. Onvoldoende bewustzijn van de eigen omgeving leidt soms tot verwarring.  Zo worden bepaalde begrippen soms wel benoemd maar niet specifiek gedefinieerd of ingevuld. Termen zoals “flexibiliteit”, “accountability” en “ownership” kunnen bijvoorbeeld in verschillende bedrijfsculturen hele andere dingen betekenen. Hier wordt vaak in het profiel nauwelijks aandacht aan besteed maar is wel essentieel voor het matchen van de juiste kandidaat.

Stel haalbare eisen

Als het gaat om de invulling van een functie willen leidinggevenden soms net iets te veel van het goede. Iemand die gedurende zijn loopbaan heeft geïnvesteerd in een specifiek kennisgebied, zal op andere gebieden niet alles in huis hebben. Bepaalde vaardigheden passen immers bij bepaalde functies.

Zo kun je bijvoorbeeld van echte vakspecialisten, zoals IT-ers, niet standaard verwachten dat ze naast hele goede developmental skills ook nog eens heel goed zijn op coördinerend of leidinggevend gebied. Helemaal niet als dat in voorgaande functies nooit de focus was. Het totale pakket aan kennis, ervaring en vaardigheden moet zeker passen bij de rol die jij hoopt in te vullen. Het moet ook carriere-technisch haalbaar zijn.

Soms zie je dat er een dusdanig uitgebreid pakket wordt samengesteld dat de kans zeer klein is dat al deze skills en kwaliteiten in 1 persoon verenigd zullen zijn. Of het nu gaat om een nieuwe functie of de invulling van een plek waar een persoon zat die het voorheen naar tevredenheid deed, de huidige zoektocht is nu naar een nieuwe, echt bestaande kandidaat. Als je eenmaal geschikte kandidaten gevonden hebt, moeten zij zichzelf ook nog in deze rol gaan zien. Er is dus nog meer werk aan de winkel om de kans op aansluiting zo hoog mogelijk te maken.

Een realistisch profiel

Het is altijd een uitdaging om een originele, pakkende, bijzondere en realistische profielbeschrijving samen te stellen. Er komen veel dingen bij kijken: een stukje marketing, een leuke creatieve tekst, een tikje employer branding, duidelijke informatie over de rol en de arbeidsvoorwaarden en de lijst kan nog even doorgaan. Het is en blijft maatwerk.

Een realistisch profiel opstellen is belangrijk om de juiste kandidaten aan te nemen, verder te ontwikkelen, en te behouden. Maak onderscheid tussen “must have” en “nice to have” skills en kennis. Wees kritisch met hoe de nieuw aangenomen kandidaat aansluit bij je mid-en lange termijn visie. Bekijk ook zorgvuldig iemands ontwikkelcapaciteiten en benodigde flexibiliteit. Een belangrijke optie is om  vooral passende training en opleiding aan te bieden. Hoogopgeleide millennials bijvoorbeeld vinden loopbaanontwikkelingsmogelijkheden het tweede meest belangrijke kenmerk bij een toekomstige werkgever. Laag opgeleide millenials vinden goede trainingskansen juist weer heel belangrijk.

Alternatieve oplossingen

In de praktijk komt het natuurlijk voor dat de rol die je als leidinggevendevoor ogen hebt lastig is in te vullen. Je kunt dan breder naar de reeds aanwezige skills binnen je team kijken en die benutten. Een alternatief zou zijn om job re-design toe te passen. Dit betekent dat je (tijdelijk) bepaalde taken door het team laat overnemen en uitvoeren. Zo geef je de nieuwe collega tijd om ingewerkt en opgeleid te worden. Tegelijkertijd biedt je ontwikkelmogelijkheden en houdt je je team gemotiveerd en flexibel.

Een andere optie is om de rol te splitsen. Overweeg een scenario waarbij je een vaste kracht aanneemt en een tijdelijke oplossing creëert. Je kunt er een interim / flexkracht bij aannemen om de werkdruk te verlichten, specifieke projecten uit te voeren of nieuwe systemen te implementeren.

Wees een goede leider

Wat maakt iemand een goede leider? Een vraag die altijd een interessante discussie op gang brengt. Met de focus op recruitment, zijn deze kenmerken zijn zeker van toepassing: inlevingsvermogen, openheid, creativiteit, integriteit en objectiviteit.

Deel tijdens het sollicitatiegesprek je visie en doelstellingen duidelijk met de kandidaten. Durf jezelf ook kwetsbaar op te stellen; communiceer open over wat er niet lekker loopt binnen het bestaande team, wat moet er veranderd worden en waar je tegenaan loopt. Sta open voor verbeteringen, luister naar de nieuwe specialist of professional.

Leren en groeien doe je uiteindelijk samen. Focus op een relatie bouwen, investeer in de kandidaten die je spreekt. Denk ook aan de toekomst – een kandidaat die het nu net niet geworden is, kan over een jaar je beste aanwinst zijn.

De juiste match maken

Vaak focussen recruiters en managers op de harde, technische skills of soortgelijke (project) ervaring en vergeten de achterliggende motivatie van de sollicitanten. Probeer achter de “what makes them tick’ te komen. Vraag je af: waarom wil iemand elke dag naar jouw kantoor komen en zijn/haar tijd en energie 100% geven? Dat doen mensen alleen omdat ze geloven in wat jouw organisatie doet en de manier waarop je het doet in lijn met hun normen en waarden vinden. Daarom is het aan te raden om vroeg in het recruitment proces te onderzoeken of het op dat gebied een ‘fit’ is. Denk aan het gezegde “Choose a job you love and you will never have to work a day in your life”.

Voer een goed gesprek

Vraag je jezelf af: “Hoe deel ik een sollicitatiegesprek in? Moet er een structuur in zitten, of gaan wij lekker los praten en zien we wel wat er uitkomt? Of ga ik heel grondig onderzoeken hoe goed de kandidaat onze procedures, technische kennis, projecten, enzovoort kent?”

Voor iedereen is iets anders van belang, maar uiteindelijk ben je op zoek naar een balans. Wees kritisch naar jezelf toe en vraag om ondersteuning of coaching bij de sollicitatiegesprekken. Een recruiter of HR-professional doet dat dagelijks. Een goed recruitment proces begint met een persoonlijke introductie. Begin bij jezelf, zo stel je de kandidaat op zijn gemak. Tenslotte is een sollicitatiegesprek altijd spannend ;-).

Een goed gesprek heeft een gestructureerd gedeelte en geeft ruimte aan alle deelnemers om informatie te delen en vragen te stellen. Wees nooit neerbuigend naar je kandidaten en vraag om feedback: “Hoe heb je het gesprek ervaren?” Nogmaals, denk aan de toekomst en ervaar een gesprek met kandidaten ook als je netwerk vergroten. Door je in te leven in de persoon aan de andere kant van de tafel creëer je een verbinding die voor jouw organisatie van waarde kan zijn.

De speciale rol van emotie

Het aannemen van een nieuwe baan is een belangrijke stap in het leven van een kandidaat, die vaak zijn of haar leven diepgaand beïnvloedt. Is dat ook een perspectief dat je meeneemt in het recruitmentproces van je organisatie? Dat vraagt namelijk om een mate van inleving en de kunst van empathie te tonen.

Deze emotionele vaardigheid is passend voor een leidinggevende in het wervingsproces. Niet alleen heeft de uiteindelijke keuze voor een kandidaat  impact aan de (harde) organisatiekant, vanuit de invulling van een functie, investeringen en omzetresultaten. Er zit ook een (zachte) menselijke kant aan.

De valkuil

Als lijnmanager wil je dat je de beste kandidaat zo snel mogelijk in huis halen. Daarom is het goed als het recruitmentproces duidelijke stappen heeft en snel verloopt. Het is echter niet reëel om te verwachten dat je nieuwe collega alles al weet en alles al heeft gedaan.

Mensen veranderen van baan omdat ze nieuwe ontwikkelmogelijkheden willen. Als organisatie wil je ook dat je werknemers zich verder gaan ontwikkelen; biedt daarom opleidingen aan die aan je toekomstige groei bijdragen en geef de ruimte voor die groei. Communiceer open en duidelijk over wat voor kennis er ontbreekt en laat je nieuwe collega ook initiatief nemen en onderzoeken wat het beste bij haar/hem past.

Er ontstaat steeds meer een gat tussen de door organisaties gevraagde vaardigheden en de skills die kandidaten hebben waardoor het in de toekomst nog lastiger wordt om een goede match te maken. Het is daarom cruciaal dat bedrijven investeren in opleidingen, zodat hun werknemers de nieuwe rollen kunnen vervullen.

Kennis ontstaat doordat mensen door ervaring informatie, begrip en skills verwerven. Ze krijgen opleiding, theoretische inzichten, praktische ervaring en leren anders denken en verbanden leggen. Kennis is persoonlijk maar ook gemeenschappelijk. Kennis ontwikkelen en faciliteren vraagt tijd en energie. Het is een gezamenlijke verantwoordelijkheid van zowel werknemers als werkgevers. Een kennisorganisatie is een sterke, flexibele en competitieve organisatie.

Dieptevragen

Deze vragen kun je als leider jezelf stellen als het gaat om hoe jij het juiste personeel kunt aantrekken en behouden:

Om de juiste mensen binnen te kunnen halen en behouden tijdens de arbeidsrelatie is het belangrijk om per fase van het wervingsproces stil te staan bij de volgende vragen:

Profiel opstelling & voorselectie

• Heb ik in het wervingsproces ingebouwd dat ik toets of de kandidaat dezelfde visie heeft op onze organisatie?
• Heb ik meerdere personen vanuit verschillende perspectieven laten kijken naar het opgestelde profiel?
• Hoe transparant ben ik geweest in het profiel over het type organisatie waar de kandidaat komt solliciteren?
• Durf je vernieuwing aan te brengen in je wervings- en selectieaanpak?

Gesprekken & Selectie

• Gelooft de kandidaat in de producten of diensten van ons bedrijf?
• Heeft de kandidaat dezelfde normen en waarden, passend bij ons?
• Doe ik moeite om naast de toetsing op de gestelde criteria de persoon op z’n gemak te stellen en achter belangrijke drijfveren te komen?
• Hoe zwaar wegen soft skills mee in de totale beoordeling van de kandidaat?
• Hoe geeft de communicatie tijdens de wervingsperiode onze cultuur weer?
• In hoeverre sta je als leidinggevende zelf open voor sollicitatiecoaching bij het binnenhalen van belangrijke functies?

Onboarding

• Krijgt de werknemer begeleiding bij het inwerken in de organisatie, niet alleen taakgericht maar ook persoonlijk en gericht op relaties binnen het bedrijf?
• Wordt er na een startperiode geëvalueerd hoe een medewerker de start ervaren heeft en welke behoeften er leven?
• Worden andere medewerkers actief betrokken in het onboarding proces?

Ontwikkeling

• Kan de kandidaat trots zijn op het bedrijf / zijn collega’s?
• Worden afwijkingen van waarden en normen tijdig besproken en planmatig opgepakt?
• Wordt er regelmatig getoetst wat ontwikkelgebieden zijn qua kennis en kunde bij de werknemer en voelt hij ruimte hier zelf invulling aan te geven?
• In hoeverre wordt getoetst of een medewerker zich als ambassadeur van het bedrijf gedraagt?

Exit

• Is het proces rondom exit erop gericht informatie te verzamelen over de arbeidsperiode bij ons bedrijf?
• Vind er een gedocumenteerd exit gesprek plaats?
• Welke acties worden er gedaan om het ambassadeurschap van de medewerker te bevorderen, ook na vertrek bij het bedrijf?

De ‘catch’

(zorg dat je niet hierop blijft hangen): het is allemaal in orde

Stel je voor: het wervingsproces is goed verlopen, de kandidaat is inmiddels “on-board”. Dan ligt er het gevaar op de loer dat tijdens de arbeidsrelatie je nog in een klassieke fout stapt: denken dat het allemaal wel loopt. De persoon is immers aan het werk. Maar na binnenkomst is ruimte geven (faciliteren) en flexibiliteit nog minstens zo belangrijk. Het is niet klaar na binnenhalen, ontwikkeling gaat verder.

We stelden aan de start van dit artikel vast dat het niet kunnen behouden van goede arbeidskrachten een probleem is in veel organisaties. De oorzaak daarvan ligt vaak aan de mate van flexibiliteit en ontwikkeling tijdens het de duur van het arbeidscontract.

Met name het onvoldoende ruimte bieden of faciliteren maakt dat sommige ambitieuze werknemers al snel weer hun vleugels uitslaan. Jammer, want als je vanaf het begin goed beeld hebt bij wat iemand aan uitdaging, ontwikkelingscapaciteit en interessegebieden heeft en dit ook bijhoudt, kun je passend ruimte blijven bieden aan zijn of haar ontwikkeling en waardevolle krachten in je organisatie blijven boeien en binden.

Ook flexibiliteit is vaak een over het hoofd gezien punt door veel werkgevers, in het bijzonder direct leidinggevenden. Mensen gaan door verschillende fasen in hun leven tijdens hun werk en soms vraagt dat een aanpassing van hoe iemand een rol, functie of werk in zijn algemeenheid invulling geeft. Iemand kan bijvoorbeeld tijdelijk meer of minder behoefte hebben aan flexibel werktijd invullen, verdeling van taken of intensiteit van van samenwerking of projecten.

Hoewel alles natuurlijk staat of valt met goede afspraken en afstemming, ben je als werkgever bereid om af te tasten wat je hierin voor medewerkers kunt betekenen, zodat ze effectief maar vooral met plezier aan het werk blijven? Bekijk eens kritisch of de cultuur in jouw organisatie die flexibiliteit toestaat en wat dat kan opleveren.

De springplank 

(zo kom je naar een volgend niveau)

• Door de match op cultuur en soft skills onderdeel van het proces te maken. Het betekent dat je in samenspraak met HR medewerkers uitkiest die passen bij de ethische normen en behoeften van je organisatie.
• Door onboarding goed in te richten. Dit is een belangrijk stap in het recruitmentprocess die helaas vaak onderschat wordt.

Het kost even tijd en inspanning maar de resultaten zijn veelzijdig en van lange duur. Voor het succesvol inwerken van een nieuwe collega is een goed ontwerp en juiste uitvoering van het onboarding proces belangrijk. Afhankelijk van de complexiteit van je organisatie en van de rol kan het process 30 tot 90 dagen duren.

Te vaak worden nieuwe collega’s met minimale of zelfs geen ondersteuning in het diepe gegooid. De afgelopen jaren werd soms in vacatureteksten zelfs al van kandidaten verwacht dat ze “plug en play” of “hit the ground running” waren. Wellicht is dit beïnvloed door de eisen aan interim professionals en specialisten die met een bepaald prijskaartje komen. Echter voor collega’s waarvan je verwacht dat ze voor een goed aantal jaren waarde aan je organisatie gaan toevoegen en een ambassadeur worden voor je producten, services en organisatie, is onboarding is je beste vriend.

Onboarding is zorgvuldig werk en bovendien teamwork – recruiter, HR, lijnmanager, teamgenoten, mentoren, ze kunnen allemaal bijdragen aan een goede inwerking van hun nieuwe collega.

• Door de samenwerking te zoeken met HR om niet alleen op korte termijn maar ook op strategisch gebied invulling te geven aan werving en behoud van personeel. Recruitment en de wisselwerking met de veranderende arbeidsmarkt zou eigenlijk een continu onderdeel moeten zijn van je beleid als organisatie. Zo houdt je voeling met wat zich binnen en buiten je organisatie afspeelt, komen je recruitmentkosten tot hun recht en kun je de uitstraling van een organisatie die op haar toekomst is voorbereid meenemen in je proces. Op deze manier sla je ook meteen de brug naar leiderschapsontwikkeling.
• Door Employer Branding gedegen aan te pakken. Het is van cruciaal belang om Employer Branding als een continu proces te zien. Het is niet een “project” dat je in twee à drie maanden uitvoert en uitrolt. Employer Branding is je verhaal en hoe je dat vertelt aan de buitenwereld, je stakeholders, netwerk én je toekomstige werknemers. Dat verhaal moet kloppen, aan de binnen- en aan de buitenkant.

Hoe pas jij dit toe?

We hopen dat je door onze inzichten meer grip zult krijgen op hoe je mensen kunt aantrekken én behouden. Zo kun je beslist jouw organisatie versterken. Hopelijk ben je in dit artikel punten tegengekomen die je kunt gaan toepassen.

We zijn reuze benieuwd met welke suggesties jij aan de slag gaat. Mocht je tegen bepaalde vraagstukken aanlopen waar je een expertblik op zou willen, schroom niet om ons te contacten.  

Je kunt contact opnemen via het LinkedIn profiel van Marinela.  

Uiteraard weet je mij te vinden ;-), bijvoorbeeld via de contactpagina. Je kunt ook meteen een strategiegesprek met me boeken. Dat kan hier: