Als leider communiceer je dagelijks met verschillende partijen; je klanten, je medewerkers, je partners. In alle communicatiemomenten zul je merken dat het meer is dan zenden en ontvangen. Zoals je uit de vorige twee geheimen hebt kunnen halen, is de ‘wij-gedachte’ van belang maar ook delen maakt de communicatie waardevoller en effectiever.

Uiteindelijk wil je in je communicatie verbinden. Om dat te kunnen doen moet je voortdurend naar afstemming zoeken. In alle fasen van het contact en zelfs gedurende een gesprek gaat succesvol communiceren vooral over afstemming zoeken.

Waarom is dat zo belangrijk, hoe kun je dit op een goede manier doen en wat levert het op om afstemming leidend te maken in jouw communicatie? Op deze vragen krijg je antwoord in dit laatste artikel uit de serie ‘het geheim van verbindend communiceren’.

Je boodschap formuleren, helder overbrengen en samenvatten. Misschien ben jij ook zo bezig met overbrengen op anderen wat je ze duidelijk wilt maken. Maar sta eens stil bij het volgende; hoe kun je nu zeker weten dat jouw zorgvuldig voorbereide boodschap ook echt bij de ander aankomt?

Om te weten hoe de ander jouw boodschap ervaart, zul je verbinding moeten maken. Je zult naar manieren moeten zoeken om te toetsen hoe het bij de ander binnen is gekomen en wat hij er nu mee kan.

Hoe kun je dat doen? Deze 3 stappen helpen jou te blijven afstemmen met je gesprekspartner, ook over langere tijd.

Luisteren naar wat iemand omschrijft over zijn gevoel. Als je in de luistermodus staat, ben je in staat om te ontvangen. Je bent gericht op begrijpen en ervaren wat de ander voelt en belangrijk vind en je staat open om de ander te horen en ruimte te geven. Als je luistert naar een ander, breng je dus niet je eigen visie constant op de voorgrond, maar ben je bezig om op te nemen hoe de ander erin zit. Met deze, voor jou nieuwe kennis kun je verbinden en zo weer stappen in het proces zetten.

Erken het gevoel zonder oordeel en gebruik het om de weg naar het gezamenlijke doel uit te stippelen. Vaak staan we al heel gauw klaar met onze mening. Wat tot conflict kan leiden is wanneer de ander zich niet gekend voelt in zijn of haar gevoel. Iemands gevoel bagatelliseren kan de relatie maar ook het doel dat je samen probeert te bereiken enorm veel schade toebrengen. Probeer in plaats daarvan te verbinden door het gevoel te erkennen. Vanaf dit punt van overeenstemming kun je gaan zoeken naar wat jullie beiden nodig hebben om verder te komen.

Blijf delen wat jullie onderlinge acties met elkaar doen en afstemmen in communicatie door regelmatig te toetsen  bij elkaar of je nog op koers ligt. In het begin van samenwerkingen wordt er vaak veel tijd besteed aan delen van plannen en elkaar op de hoogte houden. Zo kan het ook zijn dat je dit in het begin met je mensen gedaan hebt. Op enig moment lijkt de weg uitgestippeld en “weet iedereen wat hij moet doen”. Dit is juist het moment dat het niet meer om de inhoud gaat in de onderlinge communicatie maar om wat de interactie voor invloed heeft op jou en je functioneren. Dus focus je op afstemming in je communicatie. Deel wat de acties en keuzen van een ander met je doen en hoe dit je wel of niet helpt. Geef aan wat je nodig hebt om dingen anders of beter in te vullen en geef ook aan wat jij bereid bent te geven. Blijf op die manier verbonden met elkaar.

Wat afstemmen belangrijk maakt

Alleen als je afstemt kun je goed samenwerken met elkaar.  In samenwerking heeft ieder een rol en een taak maar het vergt inzicht in wat een ander doet en hoe hij dingen aanpakt om op elkaar aan te kunnen sluiten en daadwerkelijk samen te kunnen werken. Zonder afstemming is iedereen wel aan het werk maar zonder harmonie maar dus ook niet in aanvulling op of ter versterking van elkaar.

Door af te stemmen met de ander werk je beiden prettiger. Als leidinggevende wil je graag dat jouw team de resultaten behaalt die je hebt afgesproken. Jouw teamleden willen niets liever dan ook die resultaten binnenhalen. Ze laten daarmee zien dat ze hun werk goed doen, wat voldoening geeft. Bovendien hebben ze hiermee een aandeel aan de prestaties en groei van het bedrijf en ze krijgen jouw goedkeuring.

Als jij regelmatig afstemt met je mensen leer je steeds beter wat ze nodig hebben om goed te presteren en krijg je meer grip op de resultaten. Het wordt ook steeds makkelijker om doelen met elkaar uit te zetten en te behalen, het vertrouwen groeit namelijk. Maar maak niet de vergissing om te micro-managen of alle controle te willen. Dat werkt juist averechts. Afstemmen gaat over toetsen of je gevoelsmatig en qua informatie nog op de zelfde lijn bent terwijl de ander de vrijheid blijft ervaren om acties en keuzes in te vullen om het resultaat te behalen. Daar past overmatige controle en wantrouwen dus niet bij.

Afstemmen is dus een belangrijk onderdeel van verbindend communiceren. Zoals we in voorgaande artikelen besproken hebben gaat verbindend communiceren om wat je samen met een ander kunt bereiken en is delen de weg naar meer.

Iedere organisatie krijgt nu te maken met uitdagingen die veel omvangrijker en complexer zijn dan ooit te voren. Dat vraagt van leiders dat ze inzicht hebben in de snel ontwikkelende en veranderende marktvraag maar ook dat ze de aansluiting kunnen maken met hun mensen die deze markt moeten bedienen. Verbindend leiderschap is daarom helemaal van deze tijd. Het maakt leiders, teams en organisaties wendbaar, flexibel en effectief.

Verbindend communiceren is de basis voor succesvol leidinggeven in deze tijd. Geef emoties een plek en gebruik ze om mensen naar de beste resultaten te sturen. Verbind met mensen en sluit aan op hun behoeften zodat er meer uit de relatie komt. Bevorder delen door je eigen voorbeeld en geef je mensen het vertrouwen door regelmatig af te stemmen.