Dit is onderdeel van een serie artikelen over uitdagende situaties die leidinggevenden dagelijks tegenkomen. De aankondiging van deze serie vind je in dit artikel op LinkedIn. In ieder artikel wordt een aanpak besproken die praktische oplossingen biedt. Wil je hulp bij deze oplossingen in je eigen praktijk toepassen? Meld je aan voor een gratis strategiesessie!

Medewerkers die liever vasthouden aan het oude

Je wilt stappen maken, vooruit. Jullie hebben als organisatie al de nodige vooruitgang geboekt en steeds meer mensen raken geënthousiasmeerd over de nieuwe aanpak. Groepen komen langzaam ‘bij elkaar’ maar toch merk je dat er ook een groep is bij wie het maar niet aan lijkt te slaan. Je hebt te maken met een groep medewerkers die liever vasthoudt aan ‘hoe het vroeger’ was.  Het lijkt wel alsof deze mensen hun hakken in het zand zetten bij elke hint van verandering ook maar. Je maakt je bezorgd over of je hen ooit meekrijgt. 

De aanpak

A little ‘TLC’

Nee geen Tender Loving Care, maar focus op Tijd, Luisteren en Communiceren

Als het over veranderen gaat zijn veel leidinggevenden bang dat ze te veel in de ‘softe’ hoek gedrukt worden. Ze denken dat al te veel aandacht voor de beleving van mensen de plannen alleen maar dwarsboomt. Maar veranderen is niks zweverigs aan, als je de fundamentele waarheid onderkent. Veranderen gaat over mensen. Deze versie van TLC staat dan ook voor:

Tijd ~ Neem de tijd

Verandering is een proces. Dat kost dus tijd. Als je met dit principe werkt zul je merken dat tijd de gelegenheid biedt om aandacht te schenken waar het nodig is en als gevolg heeft dat mensen zich niet gehaast voelen.

Luisteren ~ Maak Luisteren prioriteit

Het is al vaker benoemd, de belangrijkste vaardigheid in het leidinggeven is luisteren. In een veranderproces staan zekerheden op het spel, is er veel nog onduidelijk en moet er opnieuw invulling gegeven worden aan zaken die eerst bekend waren. Het is zeker nodig dat medewerkers zich gehoord voelen, dus luister vaak, goed en toets of wat je denkt te hebben gehoord klopt met de beleving van de ander.

Communiceren ~ Communiceer, communiceer, communiceer. En communiceer dan nog wat meer!

Communicatie moet als een reddingsboei zijn in een periode waarin veel verwarring kan ontstaan. Onthoud dat communiceren beslist niet alleen uit zenden moet bestaan. Creëer ook voldoende gelegenheid om te delen en te ontvangen. Als er niet gecommuniceerd wordt, of er veel commentaar is op de communicatie, zie dat dan als een belangrijk signaal dat het succes van je verandering bedreigt.

Kennis toepassen als leider
Maar laten we eerst inzoomen op de belangrijkste factor bij het succesvol begeleiden van verandering; jijzelf! Als jij succesvol verandering wilt begeleiden moet je bereid zijn dingen te doen op een manier die mensen raakt. Wat kun je concreet doen als je diepgaande en duurzame verandering wilt stimuleren? Als eerste de bereidheid hebben om ouderwetse, rigide en onproductieve mindsets, methoden en manieren van communiceren achterwege te laten.

Het is waar dat het meeste advies dat gegeven wordt over verandermanagement niet per se heel vernieuwend of revolutionair anders is. Vaak zijn de adviezen heel logisch en herkenbaar. Toch blijft het percentage mislukte veranderpogingen al jaren hangen rond de 70%. Bij nader onderzoek blijkt dat het vaak heeft ontbroken aan diezelfde overbekende maar belangrijke aspecten.

Kennelijk ligt het vooral aan de bereidheid om zaken consistent toe te passen. Dat is waar jouw leiderschap om de hoek komt kijken. Hoe bereid ben jij als leider om je eigen houding en besluiten onder de loep te nemen en het effect te onderzoeken op de verandering die je graag wilt zien in jouw organisatie? Help je echt mee of ben je ongewild een belemmering in je eigen plan?

De speciale rol van emotie
Emotiemanagement is mogelijk door een wisselwerking tussen wat we weten, wat we denken en wat we voelen. De uitkomst van dit proces leidt tot actie; wat we uiteindelijk doen. Als je niet gebruikt wat je eigenlijk wel weet, kan dat grote gevolgen hebben. Je laat je leiden door gedachten die bepaalde gevoelens in je oproepen en zo kun je in de situatie terechtkomen dat je emotie je handelen gaat beïnvloeden op een manier die je doel niet dient. Met andere woorden, je laat gedag zien dat tegengesteld is aan je doel.

Vervolgens neem je nog meer waar, waar je negatieve gedachten en gevoelens over hebt en zo blijf je in een negatieve spiraal hangen waar jij zelf vaak de spil in bent. Het valt je misschien op dat onder dit thema van medewerkers die niet mee lijken te willen, we uitvoerig stilstaan bij jouw rol. Daar heb je tenslotte de meeste invloed op. Pas daarna is het gedrag van anderen aan de beurt.

Vaak is het makkelijk om weerstand bij je medewerkers waar te nemen, maar de waarheid is dat je pas iets met de weerstand van de ander kunt, als je er zelf uitgestapt bent. Ja, ook jij hebt verwachtingen en beelden bij hoe je vind dat dingen moeten gaan. Jouw eigen overtuigingen, gevoelens, verwachtingen bij veranderingen en welk gedrag daarbij nodig is bepalen veel gevallen de interactie met je medewerkers.

De valkuil

Snel implementeren, want het kan maar gebeurd zijn. 

Hoewel er iets voor te zeggen valt om veranderingen compact in te voeren, dus bijvoorbeeld liever één grote ontslagronde dan verschillende ‘golven’ achter elkaar, wil dat niet zeggen dat je voor ingrijpende zaken niet de tijd moet nemen. Een groot deel van de weerstand komt vaak voort uit het feit dat mensen zich ‘overvallen’ voelen door de wijzigingen. Ze hebben wel tijd nodig om te wennen aan het idee, het nieuws te verwerken en beeld te krijgen bij wat de veranderingen nu voor hen persoonlijk betekenen. Tijd is hierin een belangrijke factor.

Tijd kosten?

Het beoogde effect van een verandering kan soms verloren gaan door een haastige implementatie. De bekende hakken in het zand kunnen ontstaan door heel wat redenen. Vaak hangt het samen met onvoldoende duidelijkheid over de uitkomst, te weinig tijd om zich zaken eigen te kunnen maken en verlies van bijna alles wat vertrouwd is. Door dingen te faseren en van tevoren helderheid te scheppen over wat, wanneer en waarom gebeurt geef je mensen gelegenheid zich te buigen over wat nodig is. Bovendien het vergt realisme en geduld om verandering aan cultuur, normen en gedrag verwezenlijkt te zien worden. Dat soort dingen gaan gewoon niet over één nacht ijs.

Gebruik de tijd, hoe kort die ook is om feedback te verzamelen, behoeften helder te krijgen en vooral te monitoren wat eraan bijdraagt dat de invoering soepel verloopt. Door voldoende tijd te nemen kan er ook tijdig worden ingegrepen en worden kosten die samenhangen met verlies van productiviteit, fouten oplossen en misalignment vermeden.

Dieptevragen

Aan de hand van dit mini-stappenplan om met weerstand om te gaan kun je jezelf bevragen en nagaan hoe je de veranderplannen in jouw organisatie aangepakt hebt. 

1. Wees bewust 
   Welke verwachtingen heb jij bij hoe er gereageerd moet worden op de veranderingen? Het beïnvloeden die jouw gedachten en gevoelens over je mensen? Welke weerstand neem je bij jezelf waar? Wat kun je doen om jouw eigen beeld los te laten en de ander zuiver te ontmoeten en oprechte aandacht te besteden aan zijn of haar beleving?

2. Wees eerlijk
   Welke acties of patronen van jezelf zouden kunnen bijdragen aan het niet verder komen? Heb je om eerlijke feedback gevraagd tijdens het proces? Welke input heb je verzameld over hoe je overkomt en welk effect dit heeft? 

3. Accepteer
   Heb je geaccepteerd dat het een gegeven is dat mensen weerstand vertonen bij veranderingen? Kun je vanuit die acceptatie je focussen op werken vanuit het hier en nu en niet vanuit wat het zou moeten zijn?

4. Maak bespreekbaar
   Hoe vaak heb je medewerkers uitgenodigd aan te geven waar hun zorgen, hun angsten en hun twijfels zitten? Welke suggesties heb je van ze gehoord en heb je doorgevraagd op wat er achter hun houding zit? Welke verwachtingen hebben zij bij wat de veranderingen zullen opleveren en welke reactie heb je hierop gedeeld? Heb je goed geluisterd naar waar zij behoefte aan hebben? 

5. Verbind
   Hoe heb je medeleven getoond met de positie van je medewerkers? Op welke manieren kun je steun verlenen tijdens dit proces? Welke uitdagingen kunnen gezamenlijk opgepakt worden? Waar is enthousiasme voor? Welke gezamenlijke waarden verbinden de groep en hoe kun je die koppelen aan het doel waar jullie voor gaan? 

6. Faciliteer gezamenlijk ontwerp 

Welke manieren zijn er voor medewerkers om mee te denken over de uitvoering van plannen? Hoe faciliteer je ze om hier tijd en ruimte voor te krijgen? Op welke manieren gaan ideeën uitgewerkt en uitgewisseld worden?

7. Bewaak inbedding

Welke afspraken zijn er gemaakt over hoe de voortgang wordt bijgehouden? Zijn de rollen en verantwoordelijkheden bekend? Is er regelmatig feedback over hoe het proces ervaren wordt? Welke manieren worden gebruikt om verbeteringen en voorlopige successen te delen? Hoe is er afgestemd om de nieuwe situatie met elkaar in stand te houden? Op welke wijze monitor ik dit proces? 

De ‘catch’

(zorg dat je niet hierop blijft hangen): De verwachting hebben dat je iedereen meekrijgt

Het is absoluut waar dat het de moeite loont om te investeren in het meenemen van je mensen. De voortrekkers in een groep doen vaak veel om een groot deel van de rest op sleeptouw te nemen. Het is echter wel reëel om ook te accepteren dat je een klein deel van de groep gewoonweg niet meekrijgt in de verandering. Veranderen vereist nu eenmaal ander gedrag. Ook al hebben mensen niet dezelfde hoeveelheid tijd nodig, sommige mensen willen of kunnen echt niet mee.

Het is niet nodig om je overmatig op deze kleine groep te focussen. Dat haalt vaak de energie bij de groep die wel willing is eruit. Zelf kun je er ook behoorlijk op stuklopen. Op termijn zullen deze mensen de organisatie of omgeving moeten verlaten omdat ze niet meer passen en bijdragen. Ook dit kun je goed begeleiden door duidelijkheid te scheppen, helder af te ronden en de inspanningen van de bereidwillige groep te blijven erkennen en belonen.

De springplank 

(zo kom je naar een volgend niveau)

De beste manier om weerstand te tackelen is om ermee in verbinding te blijven.

Blijf jezelf voortdurend toetsen op sporen van weerstand in jezelf en neem de tijd om jezelf terug in een neutrale stand te brengen. Schroom niet om er hulp bij te vragen, ieder mens kan hulp gebruiken bij de aanpassing naar een nieuwe situatie maken, zowel je mensen als jijzelf.

Verbinding kun je zien als een lijn, een connectie die beschikbaar blijft tussen twee of meer partijen die iets met elkaar moeten oplossen of volbrengen. Over die lijn kan heen en weer gecommuncieerd worden en er zijn afspraken over de voorwaarden waaronder dat gebeurt. Iedereen bewaakt dat de lijn open blijft staan en dat er niet onverhoopt aan de kabel getornd wordt waardoor er geen verkeer meer over doorkomt. De lijnen blijven dus letterlijk open.

Eerder hadden we het over de rol van acceptatie en van tijd. Dat mensen een bepaalde mate van controle willen ervaren en dat er dan veel minder weerstand optreedt is een principe waar je in verbinding vorm aan kunt geven. Door duidelijkheid te scheppen over het wat en waarom en mensen zelf invulling te laten geven aan het hoe, blijf je in verbinding en ontstaan er initiatieven die gedragen zullen worden.

Als je zowel met jezelf als met alle betrokkenen open blijft communiceren, van de grote lijn tot het detailniveau wanneer dat gepast is zul je merken dat de meeste mensen mettertijd meekomen. Ieder zal zijn eigen strijd moeten voeren om de nieuwe realiteit een plekje te geven. Door jouw houding, je hulp, je doorzettingsvermogen en je geduld kan de verandering een waardevol leermoment en onderdeel van een groeiproces worden, een ultieme kroon op jouw leiderschap.

Hoe pas jij dit toe?

Ik ben erg benieuwd hoe deze suggesties je verder helpen. Met welke dieptevraag ben jij direct aan de slag gegaan? Wat merk je aan de feedback die je krijgt? Welke veranderingen zie jij in de manier waarop mensen reageren als ze zelf invloed kunnen uitoefenen in het proces? 

Wil je eens praten over hoe weerstand het beste in jouw leiderschapsvaardigheden naar boven kan halen en hoe je betere resultaten kunt behalen? Ik kom graag in contact met je. Je kunt je ook aanmelden voor een gratis strategiesessie.